Comment Formi répond aux nouveaux défis liés au télétravail ?

Posté le 15/10/2020

Virgile et Romain
Depuis le lancement de sa nouvelle plateforme collaborative en juin, Formi a comme mission de disrupter l’office management, tout en gardant et en priorisant les variables humaines. Avec la crise sanitaire, l'entreprise a dû s'adapter et mettre l’accent sur le maintien du lien social malgré des conditions de travail en pleine mutation. Pour revenir sur ces changement et découvrir comment Formi répond aux nouveaux défis liés à la mobilité et au télétravail, nous vous proposons une interview de nos deux co-fondateurs : Romain et Virgile. Le moment de revenir un peu sur notre concept, notre histoire et nos projets !

Pour ce qui ne connaissent pas (encore), Formi, c’est quoi ?

ROMAIN : Formi, c’est LE game changer pour l’office management. 

Notre mission est de maintenir et favoriser le lien social en entreprise, pour répondre aux nouveaux défis liés à la mobilité et au télétravail.

Il s’agit d’une plateforme tout-en-un dont l’objectif est d’améliorer et faciliter la vie de l’entreprise à tous les étages. Notre système centralise, traite et priorise toutes les informations liées à la vie de l’entreprise dans le but d’améliorer l’expérience salarié, au bureau comme à la maison.

Notre ambition est multiple : 

  • Améliorer l’expérience salarié
  • Faire gagner en temps et en efficacité
  • Mettre à disposition des prestataires sélectionnés avec soin

Pourquoi un "game changer" ?

ROMAIN : Nous voulons disrupter l’office management, tout en gardant et en priorisant les variables humaines. Dans un contexte où le travail à distance est plus que d’actualité et où les sociétés sont amenées à y avoir de plus en plus recours, nous voulons avant tout contribuer à faciliter les échanges et à maintenir le lien social au sein de l'entreprise.

Chez Formi, nous estimons qu’il s’agit de réinventer les fonctionnements en s’appuyant sur la technologie et les bénéfices qu’elle peut nous apporter. L’enjeu est double, il est à la fois question de se concentrer sur sa digitalisation, en s’appropriant de nouveaux outils de facility management, mais aussi de faire évoluer ses modes de fonctionnement interne afin d’améliorer la gestion des équipes, sur place ou à distance.

La facette tout-en-un de Formi "glamourise" les tâches administratives et la gestion des bureaux tout en aidant les collaborateurs à se sentir plus impliqués dans la croissance de leur structure. Nous encourageons le développement du lean management afin de mobiliser les acteurs de l’entreprise directement sur le terrain. Pourquoi ? Simplement parce que c’est sur le terrain que se crée la valeur. L’animation et la vie des équipes, que cela se déroule au bureau ou à la maison est primordiale et demande de l’implication, mais l’objectif est de ne pas perdre de temps dessus. 

3 points qui différencient Formi d’autres outils collaboratifs ?

✅ Un outil de ticketing très personnalisable, ludique, qui intègre des fonctionnalités innovantes afin d'échanger et créer du lien (sondages, cagnottes, discussions etc.).

✅ Un outil intégré aux nouveaux outils de communication et de gestion (Slack, Teams).

✅ Une sélection de prestataires de qualité qui respecte une charte prédéfinie. 

Comment est venue l’idée de créer cet outil?

VIRGILE : A l’origine de ce projet : Desport Conseil, un cabinet de conseil en management par le sport qui évolue progressivement en la version initiale de Formi.

2019 a marqué un énorme tournant dans l’histoire de l’entreprise, un changement de cap. Tout est parti d’une volonté : garder le savoir-faire en matière de sport et de bien-être au travail, en s’adaptant aux besoins des clients actuels, des office managers, et des collaborateurs, tout en conservant l’agilité nécessaire à la conquête d’un marché prometteur. 

Lorsque l’on interroge les office managers sur les difficultés qu’ils rencontrent dans leur travail, la chanson est souvent la même : gestion des collaborateurs à distance avec le télétravail, tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, gestion du temps, insufflation de la culture d’entreprise, gestion du flux de demandes des collaborateurs, manque d’accès à l’information, manque de reconnaissance etc.

Suite à ce constat et après de nombreux mois de réflexion, la version 2.0 de Formi voit le jour : un nouveau logiciel qui centralise les informations, les demandes, les moyens, les partenaires et les interlocuteurs. Vous retrouvez en une seule et même interface, toutes les facettes de la gestion de la vie quotidienne en entreprise, en présentiel ou en distanciel.

En d’autres termes, Formi permet de simplifier tous les démarches complexes et les demandes liées à la gestion de l’environnement de travail des collaborateurs. Il s’agit d’un véritable gain de temps et d’un gage de qualité, d’autant plus au regard des événements actuels.


Comment avez-vous surmonté la crise sanitaire ?

ROMAIN : La crise sanitaire a pointé le bout de son nez au moment même où nous travaillions sur la version 2.0 de Formi. Nous assistons à un tournant en matière de méthodes de travail et d’agilité, qui a poussé les entreprises à se digitaliser. Nous nous sommes aperçus que pour être stimulés tout en gardant une bonne cohésion, et cela même à distance, il était primordial de disposer d’outils très agiles. 

Nous pouvons résumer ces transformations en 3 mots : agilité, persévérance, résilience.

Agilité - Nous avons concentré nos efforts sur un outil de facility management afin de faire remonter les besoins de l’équipe et aider nos clients à se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée. En parallèle, nous avons remis en place toute la stratégie marketing inbound et outbound, tout intégré et automatisé sur notre outil Hubspot, tout en repensant la stratégie de communication 360°. Pour surmonter cette crise, il nous fallait prendre le temps de restructurer, de remettre en place des moyens et de redéfinir nos objectifs. 

Persévérance - Dans la mesure où nos prévisions de chiffre d’affaires sur l’année 2020 se sont effondrées, il était primordial pour nous de conserver notre vision et notre ambition avec Formi. Ainsi, nous avons continué à développer le produit, à rassurer nos équipes, nos clients et ceux qui nous accompagnent, et ce malgré l’arrêt de 80% des activités chez nos clients. A situation exceptionnelle, décision exceptionnelle. Le sujet le plus important a donc été nos dépenses. Nous avons décidé de nous focaliser sur un point de vue structurel et optimiste et donc ne pas couper  les budgets de développement. Depuis le départ, Formi évolue sous un modèle sain, d’autofinancement, qui prône la culture du profit. Il était temps pour nous de prendre un risque à court terme, afin d’être gagnant sur le long terme. Du moins c’est le pari que l’on prend. 

Résilience - Nous avons tiré le positif de cette période de confinement, un peu hors du temps. Afin de tirer le meilleur de cette situation, nous avons suivi diverses formations pour développer nos connaissances en matière managériale, marketing, sales, etc. Nous avons également actualisé notre business model, revu nos stratégies et redéfinit nos objectifs. Nous croyons profondément en notre produit et nous en sommes les ambassadeurs. 

Cela vous a-t-il amené à entreprendre des actions solidaires ?

VIRGILE : Nos actions solidaires ont davantage été dirigées pour nos clients, avec nos partenaires. Ces derniers sont majoritairement des PME comme la nôtre ou des travailleurs indépendants. Ces acteurs ont été les premiers touchés par les répercussions économiques liées à la crise sanitaire. 

De ce fait, nous avons souhaité trouver des solutions pour leur apporter un peu d’activité et avons réfléchi de manière commune. 

Formi a donc proposé à tous ses clients des box gourmandes et florales livrées directement au domicile de leurs collaborateurs ainsi que des activités sportives et bien-être en visioconférence (yoga, méditation, cross training, sophrologie, etc.)

Ils ont par exemple reçu des cartes du type “Parce qu’il est important de garder la banane quand on manque de pêche” dans un panier de fruits bio. 🍌🍑

Ces attentions ont eu plusieurs effets positifs : 

  • Les collaborateurs de nos clients ont été touchés de recevoir un présent de la part de leur entreprise et de constater qu’ils n’étaient pas seuls. 
  • Nous avons contribué à apporter, à notre échelle, de l’activité à nos partenaires, parce que dans un contexte comme celui-ci, la solidarité est primordiale.

Comment voyez-vous les choses pour la suite ? 

Romain : La nouvelle identité de Formi que nous avons officialisée en juin 2020, nous pousse à avoir plus d’ambitions à moyen et long terme.

Nous avons adapté notre produit aux nouvelles conditions de travail, en répondant à une réelle problématique : celle de la mobilité et du lien social.

Les environnements et les méthodes de travail sont en pleine mutation, le boom du télétravail auquel nous assistons implique un changement de mode de management et une gestion repensée et optimisée des interactions.

Nous comptons rebondir grâce à des processus plus intelligents et efficaces, en minimisant le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée pour l’entreprise et en adaptant ces espaces aux préférences et aux besoins des collaborateurs. Pour y contribuer, nous souhaitons rassembler sur Formi tout ce qui concerne l’entreprise : 

  • Digitaliser et faciliter l’onboarding/ offboarding salarié, à distance comme au bureau
  • Dashboard
  • Planning de télétravail
  • Outil de réservation de salles
  • Horaires d’ouvertures
  • Contacts et informations utiles
  • Chartes

En matière d’accès aux services, nous souhaitons que nos partenaires puissent se référencer eux-mêmes ou via nos clients, avec un système d’approbation pour garantir la qualité du partenaire. Nos critères sont établis sur la proximité (Made in France), la responsabilité sociétale et environnementale des entreprises et leurs recommandations.

Notre solution est surtout scalable, nous pouvons et souhaitons la vendre partout en France, en Europe, et pourquoi pas dans le monde.

Sur un plan interne, nous allons avoir des besoins en ce qui concerne le développement technologique (fullstack, UX design, etc.), le développement des équipes sales et l’optimisation de la stratégie marketing tout en favorisant une expérience client excellente. 

Pour résumer, il nous faut des équipes pour assurer la forte croissance et le développement de Formi. Si cela vous intéresse, jetez un coup d’oeil à notre page sur Welcome to the Jungle !

Si vous souhaitez tester l'outil, nous vous proposons de le faire pendant 30 jours sans engagement. Alors, n'attendez plus 👇

Je découvre Formi !