Quelles sont les 5 qualités clefs d’un bon office manager ?

Posté le 16/07/2020

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L’office manager (OM) est aujourd’hui un vrai pilier pour de nombreuses startups et PME. Son rôle est de mettre l’humain au cœur de l’entreprise ainsi que de piloter et coordonner de nombreux projets. Avoir un bon office manager dans son équipe est donc un atout majeur pour s’assurer du bon fonctionnement du bureau et de l’animation de ses équipes ! Son rôle est tout aussi passionnant qu’exigeant et on le définit souvent comme un couteau suisse ou comme le super héros des bureaux. Comme ses tâches sont variées, être un bon office manager requière de nombreuses compétences. L’OM doit être polyvalent, organisé, proactif, mais ce n’est pas tout ! Revenons ensemble sur les compétences clefs d’un bon office manager et de quelle manière nous pouvons l’aider à être encore plus efficace au quotidien ! 

Être à l’écoute

L’écoute, voici une qualité primordiale pour un bon office manager ! Ce dernier doit se montrer très attentif afin de satisfaire aussi bien sa direction que ses équipes. Il doit permettre de faire le lien afin que les besoins de chacun convergent. De l’écoute découleront de nombreuses autres qualités comme celle de savoir anticiper les besoins et d’être proactif. Il s’agit de trouver le juste milieu entre être accessible et savoir mettre la distance nécessaire pour rester objectif lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes. L’OM ne quitte jamais vraiment son rôle et ne se contente pas d’écouter uniquement lors des réunions ou point dédiés. Des moments plus informels comme le déjeuner ou des moments de team-building seront également le moment idéal pour prêter une oreille attentive. En restant à l’écoute, en observant ses équipes et en faisant preuve d’empathie, il sera plus simple de comprendre les besoins de chacun.

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Savoir déléguer et prioriser

Vous le savez bien, l’OM a beaucoup de travail et il ne fait pas semblant ! Toutes les responsabilités et tâches quotidiennes qu’il doit gérer sont parfois très chronophages. En déléguant certaines tâches et en les attribuant à différentes personnes, l’OM libère du temps pour d’autres tâches à plus fortes valeur ajoutée pour l’entreprise. Il doit également savoir prioriser et anticiper pour continuer à veiller au bon fonctionnement du bureau. Toutes les tâches qu’il doit gérer peuvent parfois lui faire oublier des petites choses qui sont pourtant importantes pour les équipes comme un dysfonctionnement technique ou un manque café par exemple. Il est parfois difficile d'avoir les yeux absolument partout. Déléguer et prioriser certaines tâches lui permettront d’être meilleur dans son rôle.

💡➡️ Comment Formi peut aider les office managers à mieux déléguer et prioriser ? Notre outil permet de centraliser les demandes puis de les hiérarchiser et les attribuer. En ajoutant une date et un collaborateur responsable pour chaque tâche, plus de risque d’oublier quoi que ce soit !

Être organisé

Pour être aussi multitâches que sa fonction le requière, l’OM doit être très organisé ! Il doit savoir planifier afin d’avancer dans la bonne direction. Son rôle demande d’être très adaptable et parfois passer d’un sujet à l’autre en quelques minutes. Les nombreuses micro-tâches qu'il doit gérer peuvent engendrer beaucoup de stress et le sentiment d’être débordé. Les tâches administratives notamment, demandent beaucoup de temps et une grande organisation pour être menées à bien. Il s’agit donc d’être rigoureux et de bien organiser son travail. Pour faciliter cette organisation, il existe de nombreux outils pour faciliter le quotidien des OM. Découvrez les 8 outils indispensables aux office managers ou fondateurs de startup dans cet article et dans le visuel ci-dessous.

Alliés des OM

💡➡️ Comment Formi aide les office managers à être plus organisés ? En centralisant toutes les demandes liées à la gestion de l’espace de vie, l’animation, et le bien-être au travail, Formi permet aux office managers de mieux organiser leur travail grâce à un outil simple et intuitif.

Être curieux

Bien que ce métier soit exigeant il est aussi très intéressant et évolutif. Œuvrer pour le bien être de ses employés et pour un meilleur environnement de travail, sont des missions qui motivent au quotidien. Comme le monde du travail connaît de nombreuses évolutions, il est important de se tenir informé de tout ce qu’il se passe et surtout de rester ouvert et curieux. Un bon office manager ne reste jamais dans sa zone de confort, il essaye constamment de trouver de nouvelles sources d’inspirations et de nouvelles idées. Pour cela il existe des blogs comme celui de Magic Office que l’on aime beaucoup et de nombreux événements et communautés dédiés à ce beau métier. L’OM Summit organisé par Lia Bazin ainsi que tous les webinars qu’elle a mis en place en sont un très bon exemple. Si cela vous intéresse, retrouvez plus d'informations ici.

💡➡️ Comment Formi aide les office managers à être plus curieux ? Chaque semaine nous publions sur notre blog et nos réseaux sociaux des articles, conseils, chiffres et informations qui vous permettent de connaître toutes les dernières actualités du métier. Alors suivez-nous ! 👇

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Être positif

Pour les OM, la bonne humeur et l’énergie sont de rigueur ! Une des missions clef de l’office manager est de développer la Qualité de Vie au Travail et le bien être de ses collaborateurs. Comment le faire sans une personne positive et dynamique ? Il faut être capable de motiver ses équipes et les stimuler à travers une vie de bureau plus agréable et des activités variées. Cela permettra aux équipes de mieux atteindre leurs objectifs et d’être elles-mêmes plus positives. Cela permettra d'engendrer un cercle vertueux positif à tous les étages de l’entreprise !

💡➡️ Comment Formi aide les office managers à être plus positifs ? En offrant un outil simple qui facilite leur rôle et permet de se concentrer sur les tâches à fortes valeurs ajoutées. Formi redonne donc le sourire aux OM et réduit leur niveau de stress ! Egalement, en proposant des fonctionnalités inédites comme les sondages, les cagnottes en ligne et une liste de fournisseurs présélectionnés, Formi permet de rendre l’animation des équipes plus simple et ça, on adore !

 

Cette liste n’est bien entendu pas exhaustive et l’OM possède des milliers de qualités ! Partagez avec nous quelles sont pout vous les autres qualités indispensables à son métier et découvrez notre outil gratuitement pendant 30 jours.

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