Office Manager freelance, ce qu'il faut savoir

Posté le 02/11/2020

Office manager freelance ce qu'il faut savoir

On compte aujourd’hui près d’1 million de freelances en France et presque 10 millions en Europe selon Eurostat. Cela correspond à une progression de 145% en 10 ans. En 2019 et pour la 3ème année consécutive, Malt, a publié son étude sur le freelancing en France qui montre que 90% le sont par choix. Un choix donc qui se retrouve dans tous les métiers et fonctions supports de l’entreprise qui sont aujourd’hui externalisables comme le marketing, la communication, le commercial, l’administratif... Les Office Managers ou assistant(e)s de direction, n’échappent pas à cette nouvelle tendance ! Depuis quelques années, de plus en plus de TPE, start ups ou PME se tournent vers des Office Managers en freelance pour répondre à leurs besoins ponctuels ou récurrents. Lorsque l’on tape le mot clef “Office Manager” sur Malt, la plateforme qui répertorie les meilleurs freelances, plus de 300 profils apparaissent ! Cela montre bien que le métier d’Office Manager est à un tournant qui s’accélère d’autant plus avec la crise sanitaire. 

Selon Olivier Schaff, Office & Happiness Manager “Les besoins des entreprises évoluent, leurs locaux diminuent, le télétravail devient la norme et un certain nombre d’entreprises n’ont pas besoin d’un OM à plein temps. Elles peuvent avoir des besoins bien spécifiques sur certains sujets, et l’intervention d’un OM Freelance, qui généralement est plus spécialisé qu’un OM classique, est intéressante. Donc la branche Freelance de l’Office Management a certainement de beaux jours devant elle.

Revenons ensemble sur les différentes choses qu’il faut savoir sur les Office Managers freelance !

L’office Management externalisé, c’est quoi ?

L’Office Manager freelance est un entrepreneur qui intervient simultanément dans différentes entreprises au lieu d’être en poste fixe dans une seule entreprise. Il effectue des tâches classiques d’Office Management ou intervient sur une mission précise avec une expertise particulière. Les missions peuvent donc varier en fonction de l’entreprise, de ses besoins et du profil de l’Office Manager. 

L’Office Manager freelance peut par exemple être réquisitionné pour prendre en charge les tâches administratives, qui sont chronophages pour l’entreprise, organiser un séminaire d’entreprise, orchestrer un déménagement, mettre en place un nouveau processus d’onboarding ou de nouveaux outils dans l'entreprise. Certaines entreprises de plus petite taille font appel à un Office Manager en freelance lorsqu’elles n’ont pas besoin d’un Office Manager à plein temps mais seulement quelques heures ou jours par semaine.

Office Manager freelance

L’Office Manager, qu’il soit en poste fixe ou en freelance, n’est pas seulement là pour exécuter des tâches, il est également force de proposition pour améliorer des aspects structurels de l’entreprise, de QVT ou de facility management.

Son rôle est donc de s’adapter à ses clients, à la culture d’entreprise et au type de management tout en étant proactif et en menant un travail permanent de veille sur les tendances et nouveaux outils pour optimiser les différents aspects de la vie de l’entreprise.

Pour quel type d’entreprises ? 

Pour Mélissa, Consultante QVT & Office Manager Freelance, que nous avons interviewé récemment, l’Office Management en freelance est adapté à toutes les entreprise, de la startup à la grosse entreprise en passant par la PME. Selon elle, l’Office Manager freelance peut intervenir sur un remplacement de congé (payés, parental, maternité/paternité…), sur un accroissement de charge de travail, en doublon d’un OM en place où il n’y a pas nécessité de recruter, mais également au démarrage d’une entreprise quand il n’y a pas matière à avoir recours à un temps plein. Il est donc possible d’y avoir recours quelle que soit la taille de la structure. Libre à l’Office Manager d’indiquer ses préférences et expériences dans son profil pour être contacté par le type d’entreprise avec lequel il se sent plus à l’aise.

Quels sont les avantages pour l’entreprise ? 

Avoir recours à un Office Manager freelance permet aux entreprises de gagner en efficacité, flexibilité et expertise tout en minimisant les coûts. Voici plus de détails sur les avantages d’un Office Manager freelance pour l’entreprise :

  • Externaliser et déléguer certaines tâches chronophages va permettre aux entreprises de libérer du temps et de pouvoir se focaliser sur des missions essentielles au développement de leur activité. L’Office Manager freelance exerce ses tâches en toute autonomie, ce qui est un gain de temps important et ne nécessite pas un management supplémentaire.
  • Dans certaines structures, il n’y a pas le volume de travail nécessaire pour justifier d’une ouverture de poste à temps complet pour un Office Manager. Les besoins ne disparaissent pas pour autant ! Faire appel à un Office Manager freelance permet donc d’être plus flexible et souple en s’adaptant aux besoins de l’entreprise à un moment donné. Cela permet également de faire face à l’urgence dans certaines situations telles qu’un remplacement de dernière minute ou d’un nouveau process à mettre en place comme avec la crise sanitaire et la réorganisation du travail par exemple. 
  • Se tourner vers un Office Manager freelance permet également de bénéficier des avantages d’un professionnel expérimenté tout en gardant un oeil sur les coûts de l’entreprise. Un Office Manager senior coûte cher à une entreprise, mais s’il a un contrat en freelance il peut être force de proposition sur la mise en place de nouvelles actions dans l’entreprise. Il saura également être organisé pour faire le maximum de choses dans le temps qui lui est imparti par l’entreprise. Faire appel à un expert de manière ponctuelle est un réel atout pour l'entreprise.

Quels sont les avantages pour l’Office Manager freelance ? 

Selon Mélissa, "Être Freelance, c’est : avoir le choix de ses clients idéaux ; être seul·e décisionnaire de son tarif, en fonction de ce que l’on sait de soi-même ; c’est être (quasi) certain·e d’avoir le respect que l’on mérite (sinon, on peut rompre le contrat beaucoup plus facilement qu’en salariat !) ; c’est pouvoir (presque toujours) travailler avec ses valeurs ; c’est également avoir l’opportunité d’être slasheur·euse en toute tranquillité ou encore gérer son temps de travail comme on l’entend en conciliant vie familiale et vie pro de manière optimisée !”

Choisir ses missions et les entreprises avec lesquelles on souhaite collaborer est un réel avantage. Être freelance permet d’organiser son emploi du temps mais également sa manière de travailler comme on le souhaite, en toute autonomie.

Être Office Manager freelance permet de casser la routine et sortir de sa zone de confort. En travaillant pour plusieurs entreprises et avec différentes méthodologies de travail, l’Office Manager freelance gagne en expertise et en flexibilité. Il va ainsi connaître plusieurs outils et aura plus de contacts et de fournisseurs pour mener à bien ses futures missions.

Quel est le salaire d'un Office Manager freelance ?

Tous les freelances parlent de TJM ou Tarif Journalier Moyen. Ce tarif dépend de l'expérience du freelance sélectionné et de la récurrence de ses missions dans l'entreprise. Le prix peut globalement varier entre 250€ et 450€ / jour. Si vous êtes Office Manager freelance et souhaitez des conseils sur comment augmenter vos tarifs, on vous conseille de jeter un coup d'oeil à cet article de Magic Office >>

Quel profil ? 

Un bon Office Manager freelance se doit déjà d’avoir les mêmes caractéristiques qu’un bon Office Manager salarié. Vous pouvez lire notre article de blog à ce sujet qui recense les 5 qualités clefs d’un bon Office Manager.

FOM

L’organisation, qui est une qualité indispensable à tout Office Manager, devra ici être sans faille. S’armer des bons outils et être force de proposition pour en proposer de nouveaux lorsque l’entreprise ne les a pas encore mis en place.  C’est ce que nous vous proposons chez Formi, avec notre programme Formidable Office Manager (FOM) ! Un programme exclusif qui permet aux Office Managers freelance d’avoir toutes les ressources pour mieux s’organiser et créer des synergies en rejoignant une communauté d’Office Managers freelance !

Janelle FOMVous êtes OM freelance ou connaissez des OM freelances qui pourraient être intéressés ? Remplissez ce formulaire afin que Janelle, notre super responsable du programme FOM revienne vers vous avec plus d’infos !

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Et en bonus, découvrez la vidéo d'Olivier : The Office Manager qui nous parle de l'Office Manager freelance ! 👇

 

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