Bien gérer l'onboarding et l'offboarding même à distance

Posté le 31/01/2021

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Onboarding / offboarding, ces termes bien connus des CEO, office managers et ressources humaines font référence aux processus qui accompagnent l’intégration et le départ d’un collaborateur. La première impression est toujours la bonne mais la dernière aussi. Si l’importance de l'onboarding ne se discute plus, l’'offboarding est souvent négligé. C’est pourtant une phase essentielle qui, lorsqu’elle est bien menée, bénéficie directement à l’employeur. Retour sur ces deux étapes fondamentales de la vie d’une entreprise avec quelques conseils pour bien les mettre en place en présentiel ou à distance !recrutement - onboarding - évolution - offboarding

ONBOARDING

Pourquoi l'onboarding est-il si important ?

Après avoir recruté un nouveau collaborateur, il faut s’assurer de bien l’intégrer dans l’entreprise avec un onboarding efficace ! Cette phase d’intégration est fondamentale puisque selon une étude LinkedIn, 58% des collaborateurs restent au moins 3 ans dans l’entreprise après avoir suivi un programme d’onboarding réussi. Ce chiffre a son importance lorsque l’on sait que perdre un employé la première année coûterait à l’entreprise au moins 3 fois son salaire (source : eurecia.com). Le parcours d’intégration permet au nouvel arrivant de découvrir l’entreprise, sa culture, ses valeurs, ses collègues, ses missions, les outils utilisés… L’onboarding permet de rassurer le nouveau membre de l'équipe pour qu'il puisse prendre ses nouvelles responsabilités en tout sérénité. 

Ce processus bénéficie autant au salarié qu’à l’entreprise puisqu’il permet trois types de gains : 

  • Un gain de motivation grâce au sentiment d’intégration et l’enthousiasme qui feront du nouveau collaborateur un véritable ambassadeur
  • Un gain de productivité apporté par une autonomie plus rapide et une meilleure efficacité dans ses tâches et missions
  • Un gain financier grâce à la réduction du turnover et des coûts liés au recrutement et à la formation

Chez Twitter par exemple, le parcours d’intégration comporte plus de 75 actions différentes et s’étale sur les 5 premières semaines du collaborateur ! Sans en faire nécessairement autant, voici quelques conseils pour bien gérer votre onboarding en présentiel ou à distance !

Onboarding, les phases essentielles

Le préboarding
Entre la signature du contrat et le premier jour dans l’entreprise, on parle de “préboarding”. Cette phase peut parfois durer quelques mois et il est donc important de maintenir le lien avec le futur collaborateur durant cette période. Envoyez un message de bienvenue personnalisé et une photo de l’équipe en disant que vous avez tous hâte de le ou la rencontrer. Si des événements internes sont prévus durant cetteriode, n’hésitez pas à convier votre futur employé. Surtout, restez disponible pour répondre à toutes ses questions et le rassurer !

Kit de bienvenue
Pensez à préparer un kit de bienvenue pour vos nouveaux arrivants ! Des petites surprises sur le bureau qui feront plaisir à tous les coups comme par exemple un t-shirt, un carnet, un mug personnalisé et un petit mot doux pour souhaiter la bienvenue ! Pour commencer à constituer un super kit de bienvenue, demandez un devis à l'un de nos partenaires ici >>

Euh... t’es qui ?
C’est le grand jour pour votre nouvelle recrue, sa rentrée des classes doit être à la hauteur de ses attentes ! Informez et mobilisez toutes les équipes pour l'accueillir comme il se doit. N’hésitez pas à envoyer un email ou slack en interne avec sa photo, son prénom et quelques anecdotes à son sujet. C'est le meilleur moyen de ne pas les prendre au dépourvu et les intégrer au processus d'onboarding. Commencez la journée en présentant les différentes équipes ou services au nouveau collaborateur tout en lui faisant visiter les lieux. Prévoyez un déjeuner avec le reste de l’équipe pour une intégration réussie. De manière plus formelle il est également important de prévoir des rendez-vous avec les différents services pour que votre nouvel arrivant puisse bien comprendre le fonctionnement de l'entreprise.

Culture d'entreprise
La culture d'entreprise se sent naturellement dès la première journée. C'est un tout : le ressenti, l'agencement des bureaux, la bienveillance des autres collaborateurs... Vous pouvez également parler des valeurs de l'entreprise, des activités organisées et de toutes les spécificités qui font sa différence. Pour bien véhiculer sa culture d'entreprise rien de mieux qu'un rendez-vous informel avec le fondateur ou la fondatrice : un café, un dej ou une balade qui permettront d'échanger et comprendre sa vision. Chez BlaBlaCar, les nouveaux participent aux "Onboarding days" : 3 jours dédiés qui permettent de parler de l’histoire de BlaBlaCar, partager la vision et les challenges actuels ainsi que d'échanger avec les différentes équipes.

Le parrain 
De plus en plus d’entreprises mettent en place des programmes de parrainage ou de mentoring. C’est le cas par exemple de Buffer qui attribue à ses nouveaux arrivants non pas un mais trois parrains ! Chaque parrain a un rôle spécifique pour intégrer le collaborateur, lui permettre d’être rapidement opérationnel dans ses missions et lui véhiculer la culture d’entreprise. 

Le plein d'infos
Pour faciliter vos onboardings, préparez en amont une sorte de livret d’accueil numérique qui regroupe toutes les informations importantes et les accès. Drivy par exemple, donne à chaque nouvel arrivant un document qui centralise toutes les informations utiles pour travailler chez eux, du mot de passe du wifi à l’explication des notes de frais en passant par un guide Slack. 

Entretiens de suivi 
L’onboarding ne s’arrête pas au premier jour, il s’agit de prévoir des points réguliers tout au long de la période d’essai pour prendre la température et s’assurer du bien-être du nouvel arrivant et de ses ressentis. C'est également le moyen de discuter d'un plan de carrière et de fixer des objectifs pour assurer sa motivation !

Et hop on mesure tout ça !
Il s'agit de s’améliorer en permanence et non de créer un parcours figé. Demandez à l’issue de chaque période d’onboarding les feedbacks de vos collaborateurs pour pouvoir l’adapter et le repenser en fonction des retours que vous aurez.

Envie de s’inspirer des bonnes pratiques ? Découvrez cet article avec 20 startups qui accueillent leurs nouvelles recrues comme il se doit !

Et à distance, ça donne quoi ?

La crise sanitaire et le développement massif du télétravail ont changé la manière de mener un processus d’onboarding. Il faut se montrer encore plus à l’écoute et présent même à travers un écran. Il faut également s’assurer de bien insuffler sa culture d'entreprise, ce qui est beaucoup plus compliqué à distance. Les autres collaborateurs doivent être plus que jamais mobilisés pour souhaiter la bienvenue et même prendre des cafés virtuels avec les nouveaux arrivants.

Pour savoir comment cela se passe dans les entreprises, nous avons demandé à Olivier Schaff, Office & Happiness Manager chez Goood! qui a dû gérer les onboardings à distance depuis mars 2020 :

🗣️“Pour l’onboarding, le vrai challenge avec la distance et le télétravail total, c'est de faire véhiculer l'esprit et la culture de l'entreprise. Les explications des process, l'utilisation des outils et les échanges de documents se font de manière assez simple car les mails, le cloud et les visioconférences remplissent très bien leurs rôles. Mais s'assurer que le nouveau collaborateur se projette, comprenne la philosophie de l'entreprise, et se sente appartenir à un groupe, qu'il ne va peut être pas rencontrer tout de suite, c'est un vrai exercice quand on est à distance.” 

Il ajoute également

“Une autre difficulté, que ce soit en onboarding ou en offboarding, c'est la gestion du matériel (PC, téléphone, équipements divers..). En présentiel c'est simple, le collaborateur vient à l'entreprise prendre ou rendre son équipement. En distanciel, avec un collaborateur à l'autre bout de la France, le processus est plus long et inclut des intermédiaires divers (coursiers, transporteurs etc..) et ce transport et ses aléas augmentent les risques de pertes, de détérioration, de retard de livraison ou même de vols.”

Selon lui, la solution est d’être 100% présent pour les nouveaux collaborateurs :

“Pour créer une synergie lorsqu'un nouveau collaborateur arrive, on va faire en sorte, si cela est possible, de se voir physiquement, ou d'organiser pour le nouveau collaborateur des interviews en visio afin d'échanger et rencontrer différentes personnes de l'entreprise. On essaie également d'être le plus disponible et le plus accessible pour eux, car ils ont forcément des questions sur la façon dont fonctionne le groupe. La présence d'un parrain ou marraine aide également le collaborateur à bien s'intégrer. Et pour finir, la création ou l'actualisation de documents comme des guides d'accueil, etc. peuvent accompagner également le collaborateur dans sa découverte de l'entreprise.” 

Envie de tenter quelque chose de nouveau ? Vous pouvez organiser un team building à distance commeun quiz musical par exemple. C’est ce qu’a fait P5, l’un de nos clients, en optant pour un blind test virtuel afin de bien commencer l’année ! Et pour rendre cet événement encore plus convivial, chaque employé a reçu une bouteille de champagne et des déguisements directement à la maison.

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OFFBOARDING

Pourquoi l'offboarding est-il si important ?

L’offboarding désigne la façon dont une entreprise accompagne le départ de ses collaborateurs. Cet aspect souvent négligé a pourtant des conséquences non négligeables sur l'entreprise notamment au niveau de la marque employeur. On ne parle pas seulement du pot de départ mais de tout le processus d’accompagnement au départ. Un collaborateur ayant eu une expérience positive, en parlera auprès de son entourage professionnel, personnel mais aussi sur des sites incontournables pour sa marque employeur comme Glassdoor. Il est maintenant très difficile de cacher une expérience négative avec les réseaux sociaux. Le retour d'expérience de vos salariés aura forcément des répercussions sur de potentiels clients ou salariés. L'exemple du compte instagram "Balance ta startup" illustre parfaitement cela et a eu des impacts directs sur les entreprises dénoncées (colis retournés, perte de followers...)

Séverine Loureiro, Experte de l'Expérience Collaborateur et de la transformation RH parle de l’offboarding comme du “dispositif RH ultime”, “un dispositif QVT, mais aussi de mobilisation, d’attractivité, et même de fidélisation.” Selon elle, l’offboarding devrait être l’exact symétrie de l’onboarding en permettant de fixer des objectifs pour les dernières semaines et la passation.

Elle évoque, dans un article sur RH info ses 4 convictions sur l’offboarding :

#1 – L’offboarding est un dispositif de Qualité de Vie au Travail qui en dit long sur la capacité de l’entreprise à placer le collaborateur au cœur de son organisation.

#2 – L’offboarding est un dispositif de mobilisation puisque ceux qui partent et la manière dont se passent les choses peuvent impacter ceux qui restent. Le départ d’un collègue, s’il n’est pas bien fait, influence la motivation et mobilisation du reste de l'équipe et leur expérience salarié.

#3 – L’offboarding est un dispositif d’attractivité puisqu’il bénéficie à la marque employeur lorsqu’il est bien fait. Les collaborateurs qui partent continuent d’avoir un impact sur l’image de l’entreprise. Il existe également un "effet boomerang". Cela désigne les collaborateurs qui reviennent quelques années plus tard dans la même entreprise.

#4 - L'offboarding est le dispositif RH ultime, selon Séverine, “si on a compris l’importance de l’offboarding alors on a tout compris à l’Expérience Collaborateur et aux enjeux RH actuels”. Selon elle, “L’entreprise n’a qu’une occasion de faire une dernière bonne impression à ses collaborateurs qui s’en vont, et leur donner envie de continuer d’en être ambassadeur. Comprendre l’intérêt de l’offboarding, c’est comprendre que faire vivre une expérience satisfaisante à ses salariés c’est d’abord et surtout nouer avec eux une relation qui commence avant qu’ils arrivent et qui ne se termine jamais !

Pour en savoir plus écoutez son podcast intitulé “L’importance de l’offboarding dans l’Expérience Collaborateur

Check-list d'un offboarding réussi

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✅Définir une feuille de route détaillée en plusieurs étapes qui servira à chaque fois qu’un collaborateur quittera l'entreprise

✅Communiquer sur le départ de manière transparente pour éviter les "rumeurs" et incompréhensions

✅Organiser une période de passation progressive avec des objectifs clairs

✅Récupérer le matériel informatique et tout ce qui appartient à l'entreprise

✅Supprimer les accès aux différents outils utilisés et effectuer une redirection des emails

✅Clôturer toutes les démarches administratives (comptes, documents de fin de contrat, mutuelle, notes de frais...)

✅Effectuer une "exit interview" pour rester à l'écoute et dresser un bilan de départ

✅Remercier le reste de l’équipe pour leur travail et leur engagement

✅Garder le contact et créer une communauté d'anciens

✅Organiser un départ convivial et mémorable avec Formi !

Envie d’organiser un pot de départ ou des activités ludiques même à distance ? Notre Formi-dable équipe est là pour vous aider ! 👇

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