Comment mieux organiser le travail à distance ?

Posté le 25/09/2020

Copy of Aerial Cityscape View Email Header (1)La pandémie globale qui nous touche, bouleverse complètement le monde de l'entreprise. Nous avons vu de nouvelles méthodes de travail émerger. Le télétravail était jusqu’alors très peu démocratisé et cette crise a forcé les entreprises à repenser leur organisation et à déployer des outils spécifiques. Pendant le confinement, 85% des entreprises ont mis en place le télétravail pour réorganiser le travail selon un sondage réalisé par JDN.

Commencer la journée depuis son canapé et la finir sur sa table à manger, faire sa réunion hebdomadaire en pyjama, c'est sympa au début. Mais quand travailler depuis chez soi devient la norme, il faut savoir se montrer efficace ! Au bureau, on brief, on débrief, on se réunit, on échange et surtout, on crée du lien tout au long de la journée. Maintenir ce lien malgré la distance, stimuler l’envie de travailler en équipe, garder les collaborateurs motivés et impliqués, tout cela représente un nouveau défi pour les managers.

Voici donc quelques conseils pour s’organiser et être le plus efficace possible malgré la distance !

Poser un cadre

Pour que la confiance règne, il faut de la transparence ! Il est donc important d’établir des règles ensemble et fixer les limites d'un côté comme de l'autre. Proposer une façon d'encadrer ce mode de travail permet d’éviter les conflits ou les malentendus et surtout de gagner en efficacité. Laissez vos collaborateurs être autonomes, ils ne doivent pas se sentir surveillés en permanence. Respectez également leur droit à la déconnexion. Donnez leur toutes les cartes en main pour que le travail se fasse dans un climat de confiance et de bienveillance. Avec des règles préétablies et des objectifs clairs, vos employés sauront ce qu'il doivent faire et n'auront pas besoin de rendre des comptes en permanence. Ils se sentiront ainsi plus responsabilisés et donc plus motivés !

Être à l'écoute

Être à l'écoute ce n'est pas seulement laisser la porte de son bureau ouverte. Encouragez vos collaborateurs à venir vers vous s'ils rencontrent des difficultés et soyez disponibles même à distance, par téléphone ou par message. L'écoute peut également passer par l'observation. Même en visioconférence, vous pouvez voir dans les expressions du visage de vos collaborateurs s'ils ont l'air bien ou au contraire s'ils semblent préoccupés. Ouvrez le dialogue et essayez de vous montrer flexible. Il ne s'agit pas de faire du favoritisme mais de prendre en compte la situation et les contraintes de chacun pour pouvoir s'adapter. Si l'un de vos collaborateurs doit garder ses enfants parce que l'école ferme, permettez-lui de travailler sur des plages horaires aménagées. Soyez donc compréhensif et flexible et veillez à ce que vos équipes ne soient pas surchargées.

S'organiser un espace de travail

Incitez vos équipes à se créer un espace confortable où elles peuvent laisser leur ordinateur et leurs outils de travail. L'aménagement de cet espace est important et il est conseillé de le séparer de son espace "détente". Cela permet de cloisonner les moments et de se mettre dans le bon état d’esprit. Assurez-vous également qu'ils aient une chaise confortable et des conditions optimales s'ils doivent travailler depuis chez eux régulièrement. Essayez de leur donner des conseils pour aménager cet espace de travail ou bien offrez des solutions alternatives comme se retrouver par petits groupes dans un café ou un coworking si les jauges sont limitées au bureau.

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Faire circuler l'information

Fixez des réunions de travail en amont et de façon régulière. Chacun doit avoir le même niveau d’information pour se sentir impliqué. Pensez à mettre tout le monde dans la boucle et utiliser des messageries professionnelles comme Slack ou Teams pour rester joignable et pouvoir travailler en équipe malgré la distance et les contraintes de chacun.

Choisir les bons outils

Pour être le plus performant possible, équipez vous et vos équipes des outils nécessaires. Un outil collaboratif comme Formi permet, même à distance, de faire remonter toutes les idées et demandes de vos collaborateurs et surtout de les prendre en compte. Notre plateforme est faite pour vous aider à centraliser toutes ces demandes et vous donne les ressources nécessaires pour les traiter avec des fournisseurs pré-sélectionnés et classés par catégories. 

Entretenir le lien social

Ce qui est souvent reproché au télétravail, c'est la perte de lien social. Il est important que vos collaborateurs maintiennent cette cohésion d'équipe. Certaines entreprises organisent par exemple des team-buildings à distance. Avec une reprise de l'épidémie, il est très important de rester soudés et de garder une certaine culture d'entreprise. Demandez à vos collaborateurs de quoi ils ont besoin et faites les participer à la vie de l'entreprise. Ils se sentiront ainsi plus impliqués et compréhensifs.  

Faire de l'exercice

Ce n’est pas un secret, travailler toute la journée devant son ordinateur augmente la sédentarité. Au bureau, on fait des pauses avec les autres, on se déplace pour aller en réunion. En restant seul chez soi, on bouge moins. Poussez vos collaborateurs à faire du sport. Pourquoi ne pas organiser un cours de fitness à distance en Zoom avec un vrai coach sportif ? Formi vous met en relation avec les meilleurs coachs parisiens pour proposer ce type de prestations à vos collaborateurs ! 

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Être créatif

Avec le retour progressif au bureau et des normes sanitaires toujours en vigueur, il est parfois difficile d'organiser des activités avec tout le monde. Faites preuve de créativité pour inclure tous vos collaborateurs. Organisez des moments de partage même pour ceux qui sont à distance. Mettez par exemple en place des journées à thème où vos collaborateurs, même depuis chez eux, doivent se déguiser et respecter le thème du jour. Vous pouvez également organiser des petits déjeuners virtuels. C’est le meilleur moyen de partager vos résultats hebdomadaires dans la bonne humeur ! Avec Formi vous pouvez même aller plus loin et leur proposer de nouvelles choses, comme par exemple donner des idées pour une playlist collaborative pour « travailler en musique » ou encore organiser une cagnotte d’anniversaire pour le célébrer virtuellement le Jour-J !

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